つんつん・でれでれ

日々のあったことや考えをつらつらと書いていきたいな。

フォローアップ(秘書業務の続き)

先週実行した秘書業務のまとめとして

先週連絡したところから届く封書の確認依頼メールを行った。

この封書が届いていない場合、再度連絡が必要である。

すぐに、確認メールの返信が届いた。

無事に封書が届いたらしい。

このようなフォローアップは、結構重要であると考える。

仕事柄、メールをよく使っているが、

メールを送信後、先方に対して電話連絡を行うことがままある。

これは、私が仕事をしている業界特有か会社特有なのかもしれない。

私がメールを送信後、相手に対して電話連絡を行い、相手が不在でもメモで要件として残してもらう。

同様に、私宛のメールも同じように電話連絡を受けたりメモをもらったりする。

これは、たくさんくるメールの中でひときわ重要視をして欲しいという意思表示だったりすると考えている。

(実際は、忙しい中電話で「メールを送りましたのでご確認ください」と言われると、ムっとするような事はないが無駄だなって感じたりする事もあったりするが、私自身も同様の行いをしているのでここはお互い様だと諦めている)

こまめなフォローアップは、時としてウザいと思う事もあるかもしれないが、そこは押し黙って優しく受け止める寛大な心を持って対応して欲しい(対応したい)